Kto do teba GTD, ty do neho „rajčinou“

Poznáte tieto nástroje z time managementu? Pravdepodobne aj mnoho iných. Tak ako sme každý iný, vyhovujú nám aj iné nástroje. Dnes to bude len o dvoch nástrojoch time managementu v spektre štyroch typov osobnosti.

Metóda GTD (geting things down) hovorí o tom, aby sme si vytvorili návyky na spracovanie úloh. Potrebujeme sa vedieť rozhodnúť, či ich spracujeme hneď alebo ich naplánujeme na vhodný čas.

Metóda Pomodoro (podľa kuchynského minutovníka v podobe rajčiny) hovorí o tom, že na dôležitú úlohu by sme sa mali sústrediť, upriamiť celú našu pozornosť a aj ju dotiahnuť do konca.

Nedávno som bol v jednej veľkej spoločnosti, kde sme riešili time management na projektoch. Účastníci vzdelávania vymenovali množstvo nástrojov, ktoré používajú. Mne to však prišlo ako stavba babylonskej veže, čo ich v podstate aj vystihovalo… Nevedeli sa poriadne dohodnúť a vznikali im zbytočné konflikty. Odporučil som im, aby aj v time managemente využívali správnu formu komunikácie podľa typov osobnosti. Uvediem príklady:

Metódu GTD bude využívať hlavne cholerik, ktorý chce mať čo možno najrýchlejšie povinnosti z krku. Pre neho je najlepší čas tu a teraz, dôležitejší je rýchly výstrel, ako fakt, či sa trafí.
Sangvinik ju bude tiež využívať, ale hlavne na to, aby mohol veci odsúvať – teda v ponímaní metodiky GTD plánovať na vhodný čas. U neho ale ide skôr o prokrastináciu a veci odsúva do tzv. vyhnívajúceho šuplíka. Nakoniec ho aj tak niekto bude musieť urgovať, lebo si svoje povinnosti nestíha už ani preplánovávať a narieka vám, že toho má brutálne veľa.

Melancholik bude GTD využívať najmä na plánovanie, veď čo sa už dá stihnúť okamžite, prípadne do odporúčaného časového rámca dvoch minút? Pri plánovaní bude uplatňovať aj tzv. Parkinsonov zákon, o ktorom sme už písali v jednom z predchádzajúcich článkov. http://spokojnyzivot.sk/kriticky-retazec-zavislych-cinnosti-ako-skuska-spravnosti-pri-planovani-projektov/

Flegmatik ten GTD v podstate nepotrebuje, lebo jeho pracovná postupnosť je podľa metódy FIFO  (first in, first out) a nejaké rýchle rozhodnutia ho v podstate nezaujímajú. Došlú agendu zaradí do poradia bez priradenia priority a už zo skúsenosti viete, že s tým a s ním už nepohnete. Tak načo sa stresovať?

A kto využíva techniku Pomodoro? Čuduj sa svete najviac asi sangvinik a to v momente, keď už naozaj horí, horí, horí. Vtedy zatvorí za sebou dvere, neprijíma návštevy, nečíta maily, ani sa mu nedovoláte. Tu sa plne prejavuje aj tzv. študentský efekt, ktorý sme tiež už popisovali vo vyššie prelinkovanom článku. Sangvinika v takom prípade naozaj nevyrušujte a nechajte ho dokončiť aspoň jednu vec. Získa z toho dobrý pocit a možno aj návyk.

Cholerik si ten časovač nastaví na kratšiu dobu, lebo jeho rýchlosť je úžasná, jemu treba ale pripomenúť, že nech do toho času zapracuje aspoň jednu skúšku správnosti.

Melancholik naopak nastaví časovač na maximálnu možnú dobu – teória hovorí o 25 minútach, kedy sa ešte dokážeme na jednu vec sústrediť. Melancholik to ale takto robí z dôvodu, aby si to po sebe mohol aspoň 3x prekontrolovať. Takže mu prízvukujte, že jedenkrát skontrolovať a dosť. Vedzte však, že jemu tá skúška správnosti aj tak vyjde na prvý krát správne.

No a flegmatikovi dajte úlohu, odporučte mu časový rámec a hlavne mu povedzte, že nech si pred tou dôležitou úlohou trochu oddýchne a pustí sa do nej, až keď to tak bude naozaj cítiť. Ak mu úlohu delegujete, tak mu dajte aj presný návod a máte vyhraté.

Pre váš #spokojnyzivot využívajte správne nástroje u správnych ľudí a hlavne tým správnym spôsobom.

Vaši lektori Barbora a Martin