Tento týždeň som sa v jednej spoločnosti, s ktorou dlhodobo spolupracujem, zúčastnil na porade k optimalizácii procesov.  Všetko, čo sme preberali a na novo nastavovali, mi dávalo zmysel. Na záver brainstormingu som sa ozval, že to, čo sa snažíme meniť a vylepšovať, je vlastne zjednodušovanie činností. V doterajších nastavenich jednoznačne zlyhával ľudský faktor. Prišlo mi, že vlastne robíme blbuvzdornú ochranu proti pochybeniam v procesoch, ktoré doteraz spôsobovali predražovanie projektov a naťahovanie časových plánov. Položil som do pléna otázku, ktorá mala síce padnúť hneď na úvod, ale radšej neskôr ako vôbec.

Čo chceme vlastne dosiahnuť? Lepšie nastavené procesy, alebo na čas a v rozpočte uzatvorené projekty? Lebo procesy boli aj v minulosti jasne zadefinované, samozrejme v priebehu času sa zaznamenávali podnety na zlepšovanie, vrátane ponaučení. Iba úpravou „flow diagramov“ a k nim prináležiacim popisom sa podľa mojich skúseností samotná realizácia nezlepší, resp. projektové rozpočty budú rovnako predražované a termíny posúvané na neskôr.
Po vyslovení mojej otázky sme poradu ukončili, lebo prítomným manažérom som poukázal na ďalší dôležitý aspekt a to IKEA efekt. Samozrejme, nie každý človek, ktorý realizuje činnosť podľa navrhnutého a manažmentom schváleného procesu, má kapacitu a proaktivitu procesy aj inovovať. Ale navrhovať, alebo v tomto prípade vylepšovať procesy bez výkonných pracovníkov bude zas kontraproduktívne, pretože:

1. ľudia to neprijmú, budú sa brániť zmene, ktorú sami neiniciovali, resp. neboli pri jej kreovaní
2. výkonných pracovníkov bude treba na aktualizované procesy aj zaškoliť, čo by nás vlastne vrátilo do bodu Nula – teda, že bude zlyhávať ľudský faktor zanedbávaním niektorých krokov z definovaného procesu, alebo do bodu 1, keď im v nových procesoch bude brániť odpor k zmene.

Takže vzdelávať, alebo optimalizovať? Určite odporúčam vzdelávať kreatívnym spôsobom. Prax aj teória nám ukazujú, že keď manažéri vedia:

·       zostavovať tímy a komunikovať podľa silných stránok jednotlivca,

·       využívať otvorenú komunikáciu,

·       spolu s a IKEA efektom

je to z pohľadu času využitého na brainstorming síce náročnejšie, ale benefity sú jednoznačné:

·       celková časová efektivita – brainstorming + komunikácia zmeny + zaškoľovanie na novinky v procesoch

·       rýchlejšie prijatie zmeny vďaka IKEA efektu

·       vyššia zainteresovanosť na dodržiavaní procesov vďaka IKEA efektu

·       posilnenie tímového ducha

·       vyššia motivácia výkonných pracovníkov na podávanie ďalších inovácií do procesov, keďže budú mať spätnú väzbu, že ich podnety sú brané na vedomie, prípadne aj zapracované.

Ak poznáte aj ďalšie výhody a benefity takto realizovaných zmien, napíšte nám, veď sme učiaca sa spoločnosť. Ľudia majú #spokojnyzivot a sú ako živočíšny druh preto takí úspešní, lebo si navzájom dokážu pomôcť.

Váš lektor a konzultant Martin