Dnes sa viacerí z vás v týchto riadkoch nájdu aj keď to bude bez konkrétneho príbehu. Častým prejavom manažérov malých a stredných firiem je pocit nenahraditeľnosti. Ak je posilnený aj nadmernou mierou pocitu zodpovednosti, nastáva problém s delegovaním a odovzdávaním kompetencií na podriadených. Pokiaľ riadite malú firmu a stíhate mať všetko pod kontrolou, je to samozrejme super. Keď však začne firma rásť a riadenie sa nestíha prispôsobovať rastu, vzniká problém. Manažment je preťažený, na niektoré úlohy nezostáva čas, vzniká frustrácia, z ktorej zase plynie rastúca nedôvera v schopnosti manažmentu. Táto negatívna špirála následne pôsobí aj na podriadených, ako nechuť prevziať nové úlohy – veď načo, doteraz to za nás robil šéf.

Možností, ako z tejto situácie von, je niekoľko. Odporúčam však využívať hlavne tieto nástroje:

• otvorená komunikácia o potrebách zmien v spoločnosti: písali sme o tom v článku http://spokojnyzivot.sk/odpor-k-zmenam-a-zotrvavanie-v-komfortnej-zone/
• vzdelávanie a motivovanie podriadených cez delegovanie a vyžívanie ich silných stránok: viď článok http://spokojnyzivot.sk/vzdelavat-alebo-optimalizovat-procesy/
• pravidelné prehodnocovanie a rekonštrukcia firemných procesov spôsobom STOP, CONTINUE, GO. Ak tento nástroj naozaj využívate pravidelne a zodpovedne – teda aspoň raz do roka, tak ako to predpisuje aj ISO 9001, určite potreby zmeny zachytíte. Doplňte prehodnotenie procesov manažmentom aj o otázky:
• čo robíme zbytočne, čo už nie je aktuálne, potrebné, ba často aj kontraproduktívne?
• čo robíme dobre a zatiaľ to našim produkčným kapacitám vyhovuje?
• akými činnosťami, prípadne vstupmi, či výstupmi by sme mali naše procesy doplniť?
• jasné stanovenie kompetencií a jednotnosť manažmentu. Pri tomto nástroji by som sa dnes pristavil najviac. Ak je potrebná zmena dobre pripravená, odkomunikovaná a zaznamenaná v procesoch, tak sa obyčajne dotýka celej spoločnosti. Podriadení budú pravidelne vedení k tomu, aby preberali zodpovednosť, čím vlastne získavajú návyky na každodenné vykračovanie mimo komfortnú zónu. Ak je vaše riadenie viacúrovňové, hlavne sa držte jednotných rozhodnutí. Často sa stáva, že manažér z inej úrovne riadenia, alebo iného oddelenia, neguje rozhodnutia svojho kolegu. Zo skúsenosti viem, že sa to obyčajne stáva z nedostatku informácií a straty firemného cieľa z očí. Tieto drobné rozpory si ale vykomunikujte vždy na poradách manažmentu, nikdy nie pred podriadenými.

Na záver už len jeden tip: kompetencie odovzdávajte čím skôr! Správnym delegovaním s podriadenými na jednej strane komunikujete, niečo nové ich naučíte, na druhej strane ich aj motivujete. Pokiaľ prácu na delegovaných úlohách aj kontrolujete, vlastne tým zbierate podklady do pravidelného hodnotenia (hodnotiacich pohovorov). Následne tým dokážete svojich ľudí aj správne oceniť, čo má opäť priamy vplyv na ich motiváciu 😊.

Váš lektor a konzultant Martin